Gestion locative : gérez un portefeuille plus large sans alourdir l’équipe.
Dossiers candidats, baux, états des lieux, relances de loyers, comptes-rendus aux bailleurs : la gestion locative, c’est une montagne d’écrit et de suivi qui ne tolère aucun oubli. Kappn Agency construit le dashboard qui confie ce travail répétitif à des agents IA, configurés sur vos process et vos modèles, pour gérer plus de lots sans recruter à chaque nouveau mandat.
Kappn Agency conçoit, pour les services de gestion locative, un dashboard d’agents IA qui prépare les dossiers de candidats, les baux, les états des lieux, les relances de loyers et les comptes rendus aux bailleurs. Chaque sortie est validée par un gestionnaire avant d’être envoyée.
La gestion locative se pilote depuis le dashboard davantage que depuis le site. Le dashboard qui automatise décrit le principe d’un agent par tâche, et la page consacrée au logiciel métier dit ce que nous vérifions sur votre outil de gérance avant le devis. Si votre cabinet exerce aussi la transaction, la page de l’agent immobilier traite ce versant, et celle du syndic de copropriété le versant copropriété.
Taux d’effort et État des lieux, définis.
- Taux d’effort
- Le taux d’effort est la part du revenu d’un candidat locataire consacrée au loyer charges comprises ; les gestionnaires le calculent pour apprécier la solidité d’un dossier.
- État des lieux
- L’état des lieux est le document contradictoire établi à l’entrée et à la sortie du locataire, qui décrit l’état de chaque pièce et sert de base au calcul des retenues sur le dépôt de garantie.
- Source : Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, sur Légifrance
Pourquoi chaque lot de plus alourdit tout le portefeuille.
La gestion locative occupe les journées sans jamais apparaître en vitrine : chaque lot ajouté au portefeuille apporte un flux supplémentaire de mails, de documents et d’échéances, et une seule relance oubliée peut coûter un loyer ou un bailleur.
Plus de lots, zéro relance oubliée
Un portefeuille plus large, sans rien laisser passer.
Vous traitez dans la même demi-journée les locataires qui signalent une fuite, les bailleurs qui réclament leur compte-rendu et les candidats qui attendent une réponse.
La rédaction et la vérification d’un bail, d’un état des lieux ou d’un avenant demandent un temps considérable, alors que la moindre erreur de clause ou de mention obligatoire se paie cher.
Les relances de loyers impayés s’accumulent, certaines échappent au suivi dès que le volume monte, et le pilotage repose sur votre mémoire ou sur un tableur rarement à jour.
Dossiers candidats, baux, états des lieux, relances : six tâches préparées.
Des tâches que vous traitez chaque semaine, prises en charge plus vite et avec plus de régularité. Vous gardez la main sur les décisions, l’IA produit le brouillon.
Tri et synthèse des dossiers candidats
Aujourd’hui : Pour un seul lot, vous recevez dix dossiers de candidats locataires, chacun accompagné de pièces d’identité, de bulletins de salaire, d’avis d’imposition et de justificatifs de domicile à examiner pièce par pièce.
Avec l’IA : Nous paramétrons Claude pour qu’il lise chaque dossier déposé, vérifie la présence des pièces attendues, calcule le taux d’effort à partir des revenus et du loyer, et produise une fiche de synthèse comparative par candidat, points de vigilance signalés.
Vous passez de plusieurs heures de lecture à une comparaison en quelques minutes, et vous présentez au bailleur une sélection argumentée, candidat par candidat.
Rédaction des baux et avenants
Aujourd’hui : Chaque nouveau locataire suppose un bail à rédiger à partir de votre modèle, avec les bonnes mentions, le bon montant de loyer et de charges, l’encadrement éventuel et le dépôt de garantie, sans rien omettre.
Avec l’IA : À partir de votre trame validée et des informations du lot et du locataire, Claude pré-remplit le bail et ses annexes, signale les mentions obligatoires manquantes et adapte le texte au type de location, tout en vous laissant la relecture finale.
Un premier jet conforme à votre modèle en quelques minutes au lieu d’une heure, et un risque d’oubli de clause ou d’annexe nettement réduit.
États des lieux propres et exploitables
Aujourd’hui : Après une visite d’entrée ou de sortie, vos notes manuscrites et vos photos doivent devenir un état des lieux structuré, pièce par pièce, comparable à celui de l’entrée pour chiffrer les éventuelles retenues.
Avec l’IA : Claude transforme vos notes brutes en état des lieux ordonné par pièce et par équipement, puis, lors d’une sortie, le compare avec l’état d’entrée pour faire ressortir les écarts à justifier auprès du locataire et du bailleur.
Un document propre et opposable rédigé sans ressaisie, et un calcul de retenues argumenté qui limite les litiges sur le dépôt de garantie.
Relances de loyers, zéro oubli
Aujourd’hui : Suivre qui a payé, qui est en retard et à quel stade de relance, sur un portefeuille de plusieurs dizaines de lots, devient rapidement ingérable, et une relance manquée laisse l’impayé s’installer.
Avec l’IA : Nous programmons une tâche planifiée qui passe en revue les loyers en attente, prépare les relances au ton adapté au niveau de retard (rappel courtois, relance ferme, mise en demeure à valider) et vous remonte la liste des dossiers à traiter en priorité.
Plus aucune relance oubliée : chaque retard est suivi à date, et vous validez des courriers déjà rédigés au lieu de les écrire un par un.
Réponses aux locataires et aux bailleurs
Aujourd’hui : Demandes de quittance, signalements de panne, questions sur les charges, attestations à fournir : la boîte mail déborde de messages qui appellent chacun une réponse précise et courtoise.
Avec l’IA : Claude lit le message, retrouve le contexte du lot et du contrat, et vous propose une réponse prête à envoyer, qu’il s’agisse d’expliquer une régularisation de charges, d’accuser réception d’un sinistre ou d’éditer une attestation.
Une boîte mail qui cesse de s’accumuler, des réponses homogènes et professionnelles, et du temps rendu pour les sujets qui demandent véritablement votre arbitrage.
Comptes-rendus de gestion aux bailleurs
Aujourd’hui : Chaque bailleur attend un bilan clair sur son bien : loyers encaissés, charges, travaux, incidents, état de la trésorerie. Compiler ces éléments lot par lot, surtout en fin de période, demande un travail long et fastidieux.
Avec l’IA : À partir de vos données de gestion, Claude assemble un compte-rendu lisible par bailleur, met en avant les points marquants de la période (impayé résorbé, travaux engagés, vacance) et adopte un ton accessible à un propriétaire non spécialiste.
Des comptes-rendus prêts à envoyer rapidement, un bailleur mieux informé donc plus serein, et une relation propriétaire qui se solidifie au fil des bilans.
Deux offres pour un service de gestion locative, et l’audit inclus.
Le site qui fait venir vos clients, le dashboard qui fait tourner votre activité. Chacun démarre par un audit mené sur vos dossiers réels, puis se construit avec vos équipes ou se livre clé en main.
Le site qui convertit.
Nous concevons un site qui fait venir vos clients à vous, avec un consentement recueilli dans les règles. Vous restez propriétaire du code, du domaine et des contacts.
Voir le site
Le dashboard qui automatise.
Nous déployons un agent IA par tâche métier, qui prépare le travail du matin à partir des outils que l’audit a vérifiés. Vous validez chaque sortie, la mécanique exécute le reste.
Voir le dashboardL’audit, inclus dans les deux offres.
Nous cartographions votre chaîne de gestion locative, de l’entrée du locataire au compte-rendu bailleur, pour identifier les points où le temps se perd et où les oublis se produisent. Nous priorisons ensuite les tâches à confier à l’IA en premier : dossiers candidats, relances, courriers récurrents.
Construit avec vos équipes, ou installé et maintenu clé en main.
Même résultat, même audit inclus. La différence tient à la personne qui tient les outils pendant la construction, et à celle qui pourra les reprendre l’an prochain.
Construit avec vous
Nous construisons avec votre équipe, sur ses dossiers réels, un dashboard qui prépare baux, courriers et régularisations à partir de vos trames validées. Avec vos gestionnaires, ou clé en main.
Installé et maintenu pour vous
Nous installons et maintenons les automatisations à plus fort rendement : suivi des loyers et relances planifiées, tri automatique des dossiers candidats, génération de comptes-rendus dans les limites que l’audit fixe sur votre logiciel de gérance, le tout configuré sur vos process et vos mentions.
149 € HT par mois
La maintenance, pour plus de confort, sans engagement : nous assurons les mises à jour, les évolutions courantes et le suivi des connexions à vos outils. Le site ou le dashboard continue de fonctionner si vous arrêtez la maintenance.
L’IA pour un service de gestion locative : vos questions.
Si votre question ne figure pas dans cette liste, posez-la au premier appel, sans engagement de votre part.
L’IA peut-elle vraiment rédiger des baux conformes à la réglementation ?
Claude travaille à partir de vos trames validées et des informations du lot, et signale les mentions obligatoires manquantes, ce qui vous fait gagner le temps de rédaction et de vérification. La relecture et la signature relèvent de votre responsabilité de professionnel : vous validez un premier jet déjà fiable.
Mes données locataires et bailleurs sont sensibles. Comment sont-elles protégées ?
C’est un point central de l’audit, puis de la construction. Nous installons Claude dans un cadre maîtrisé, nous déterminons avec vous les informations qui peuvent lui être confiées et celles qui doivent rester en dehors, et nous paramétrons vos usages pour rester aligné avec vos obligations de confidentialité et le RGPD. Vous gardez la main sur vos données.
Est-ce que ça remplace mon logiciel de gérance (Apimo, Hektor, et autres) ?
Non, l’IA vient en complément. Claude navigue dans vos outils via le navigateur pour y récupérer ou y reporter de l’information, sans se substituer à votre logiciel. Une connexion automatisée à votre outil de gérance dépend de ce que son éditeur expose, et l’audit le vérifie avant le devis.
Mon équipe n’est pas technique. La prise en main est-elle réaliste ?
Oui. Notre accompagnement est pensé pour des gestionnaires : nous partons de vos tâches quotidiennes, nous travaillons sur vos propres dossiers et nous installons des modèles prêts à l’emploi pour les relances, les courriers et les comptes-rendus. Chacun sait ensuite s’en servir seul sur ses lots.
Un agent IA peut-il envoyer une mise en demeure à ma place ?
Non. Un agent prépare le courrier au niveau de relance que vous avez défini et le pose devant vous ; l’envoi suppose votre validation. La règle vaut pour l’ensemble du dispositif : un agent décide de ce qu’il propose, une automatisation exécute ce que vous avez validé. Les actes qui engagent le bailleur ou le cabinet restent signés par un gestionnaire.
L’IA, mise au travail pour vous.
Nous partons de votre métier et de vos dossiers réels, et nous vous indiquons en un appel le chantier à ouvrir en premier.
