État des lieux IA : applications, photos et valeur légale

Un état des lieux IA est un état des lieux locatif réalisé avec une application qui reconnaît les équipements d’une pièce sur photo, transforme la dictée du gestionnaire en lignes rédigées et rapproche la sortie de l’entrée. Il a la même valeur légale qu’un état des lieux papier s’il respecte le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, s’il est établi contradictoirement et s’il est signé par les parties ou par leurs mandataires. L’IA prépare le document sans rien constater à votre place : l’état de chaque élément, les réserves et les retenues sur le dépôt de garantie restent l’affaire des personnes présentes dans le logement.

Cet article s’adresse au gestionnaire d’agence ou de cabinet de gérance qui cherche un logiciel d’état des lieux avec IA ; un propriétaire qui gère seul y trouvera les mêmes règles. Le guide des agents IA d’une agence immobilière situe l’état des lieux parmi les autres tâches confiées à des agents.

Que fait vraiment l’IA dans un état des lieux ?

L’IA pour l’état des lieux intervient à quatre moments : elle liste les éléments visibles sur une photo, elle transforme une dictée en lignes rédigées, elle repart de l’entrée pour préparer la sortie et elle met les deux documents en regard. Chacun de ces gestes remplace une saisie manuelle ; le constat, lui, se fait sur place, par les parties.

• 1. La reconnaissance d’éléments sur photo. Le modèle repère fenêtre, radiateur, prises, plinthes ou meuble sous évier et les inscrit dans la liste de la pièce. ImmoPad décrit un module qui « détecte et pré-remplit les éléments principaux d’une pièce », puis laisse à l’utilisateur le soin de renseigner l’état de chaque équipement ; Nockee annonce le même pré-remplissage à partir de photos d’ensemble.
• 2. La dictée. « Séjour, parquet chêne, rayure devant la baie, bon état général » : l’application range la phrase dans les champs pièce, élément, état et observation. Nockee et EDOUARD immo annoncent cette dictée, sur le principe du compte rendu de visite dicté puis mis en forme par l’IA.
• 3. La reprise de l’entrée. La sortie se construit sur l’entrée : mêmes pièces, mêmes éléments, même ordre. Le geste sert l’exigence de comparabilité posée par le décret.
• 4. La mise en regard. L’application confronte les deux documents et fait ressortir les écarts, photos à l’appui ; EDOUARD immo et EdlSoft parlent de rapport comparatif, ImmoPad de tableau comparatif entrée-sortie, Nockee de comparatif automatique.

Trois choses restent hors de sa portée. Constater un état, d’abord : une photo ne dit pas si un robinet goutte, si un volet descend ou si une plaque chauffe. Qualifier un écart, ensuite : séparer l’usure normale de la dégradation est un jugement, que le locataire peut discuter. Signer, enfin : l’état des lieux est établi par les parties ou par un tiers qu’elles mandatent, et l’outil n’est ni l’un ni l’autre.

Un état des lieux IA a-t-il une valeur légale ?

Oui : un état des lieux réalisé avec l’IA vaut un état des lieux papier, parce que la loi fixe la façon d’établir le document, son contenu et sa remise aux parties, quel que soit l’outil de rédaction.

Un document contradictoire, papier ou électronique

L’article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 veut un état des lieux établi « contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers mandaté par elles », à la remise et à la restitution des clés, puis joint au contrat de location. L’agence y représente le bailleur qui l’a mandatée ; le locataire participe ou se fait représenter. Le décret du 30 mars 2016 admet le support papier ou électronique, remis à chaque partie, en main propre ou par voie dématérialisée, au moment de la signature.

Une signature dont vous pouvez prouver la fiabilité

L’article 1366 du code civil donne à l’écrit électronique la même force probante que le papier si la personne dont il émane est identifiée et si son intégrité est garantie ; l’article 1367 exige de la signature électronique un procédé fiable d’identification, lié à l’acte. Le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 ne présume cette fiabilité que pour la signature qualifiée, et l’article 25 du règlement (UE) n° 910/2014, dit eIDAS, interdit d’écarter une signature électronique comme preuve au seul motif qu’elle n’est pas qualifiée.

La signature tracée au doigt sur la tablette est donc recevable comme preuve. Contestée, sa fiabilité doit être démontrée : identification de chaque signataire, document verrouillé après signature, date attestée par un tiers. L’horodatage électronique qualifié bénéficie, lui, d’une présomption d’exactitude de la date (article 41 du même règlement). Notre article sur la signature électronique d’un mandat de vente détaille les niveaux de signature.

Sans état des lieux amiable

Si le locataire refuse ou ne vient pas, la partie la plus diligente fait appel à un commissaire de justice, qui établit l’état des lieux à frais partagés par moitié entre bailleur et locataire. Sans aucun état des lieux, l’article 1731 du code civil présume le logement reçu en bon état de réparations locatives, sauf preuve contraire, présomption que la partie qui a fait obstacle à l’état des lieux ne peut pas invoquer.

Quelles mentions et quelles photos le décret du 30 mars 2016 impose-t-il ?

Le décret du 30 mars 2016 impose une liste minimale de mentions, communes à l’entrée et à la sortie, et aucune photo : il permet d’illustrer l’état des lieux d’images, qui deviennent en pratique la meilleure preuve de ce qui est écrit. Il couvre tous les locaux et équipements privatifs mentionnés au bail dont le locataire a la jouissance exclusive, y compris une cave ou un parking si le bail les mentionne.

L’article 2 exige au moins, à l’entrée comme à la sortie :

• le type d’état des lieux, d’entrée ou de sortie, et sa date ;
• la localisation du logement ;
• le nom des parties et le domicile ou le siège social du bailleur ;
• le cas échéant, le nom et le domicile ou le siège des personnes mandatées, c’est-à-dire votre agence ;
• le cas échéant, les relevés des compteurs individuels d’eau ou d’énergie ;
• le détail et la destination des clés et autres moyens d’accès ;
• pièce par pièce, la description précise de l’état des sols, murs, plafonds, équipements et éléments du logement, complétée au besoin d’observations, de réserves et d’images ;
• la signature des parties ou des personnes mandatées.

À la sortie s’ajoutent la nouvelle adresse du locataire, la date de l’état des lieux d’entrée et, éventuellement, les évolutions constatées depuis. La forme doit permettre la comparaison : un document unique, ou deux documents de présentation similaire. Le locataire peut en outre demander de compléter l’état des lieux d’entrée dans les dix jours, puis pour les éléments de chauffage pendant le premier mois de la période de chauffe. Le bailleur ou son mandataire complète aussi les états des lieux d’entrée et de sortie par les relevés d’index de chaque énergie, en présence d’un chauffage ou d’une eau chaude sanitaire individuels, ou collectifs avec comptage individuel. Une bonne application gère ces ajouts par avenant daté, sans rouvrir le document signé.

Des photos qui prouvent

Une photo d’état des lieux sert de preuve : elle montre le logement tel qu’il est. Quatre règles la rendent utile le jour d’un désaccord : une vue d’ensemble par pièce prise depuis la porte ; un gros plan de chaque défaut, avec un repère d’échelle posé à côté ; les mêmes angles à la sortie qu’à l’entrée ; une date attachée automatiquement par l’application. Pour la prise de vue, nos réglages de photo immobilière au smartphone s’appliquent, avec la fidélité pour seul objectif. La reconnaissance dépend aussi de l’image : ImmoPad recommande, pour son module d’IA, des équipements bien visibles et un bon éclairage.

Comment l’IA compare-t-elle l’état des lieux d’entrée et celui de sortie ?

L’application construit la sortie sur la structure de l’entrée, confronte les deux documents pièce par pièce et élément par élément, puis signale chaque écart de description ou d’état, photos à l’appui. Trois sortes d’écarts remontent : un état qui change, un élément qui manque ou apparaît, une observation nouvelle sans équivalent à l’entrée.

La qualité de la comparaison dépend donc de celle de l’entrée. Si elle a été faite sur papier ou dans un autre logiciel, il faut la reconstituer : EDOUARD immo annonce recréer automatiquement les anciens états des lieux, Nockee importe les rapports PDF d’autres logiciels. Relisez cette reprise ligne à ligne, car une erreur de lecture crée un écart fictif ou en efface un vrai.

Un écart n’est pas une dégradation

L’article 7 de la loi du 6 juillet 1989 fait répondre le locataire des dégradations et pertes survenues pendant le bail, à moins qu’il ne prouve la force majeure, la faute du bailleur ou le fait d’un tiers qu’il n’a pas introduit dans le logement, et exclut de sa charge les réparations locatives occasionnées par la vétusté, une malfaçon, un vice de construction, un cas fortuit ou la force majeure. Le décret de 2016 définit celle-ci comme l’usure ou la détérioration résultant du temps ou de l’usage normal des matériaux et équipements.

À l’Agence Solane, la sortie d’un trois-pièces loué six ans fait remonter quatre écarts : parquet rayé dans le passage, peinture de chambre jaunie, trou de cheville non rebouché, plaque de cuisson fêlée. La gestionnaire en retient deux, le trou de cheville au titre des réparations locatives et la plaque au titre des dégradations ; le parquet et la peinture relèvent de l’usage normal sur six ans. L’IA a trouvé les écarts, la qualification est restée humaine.

L’IA peut-elle chiffrer les retenues sur le dépôt de garantie ?

L’IA peut préparer le chiffrage des retenues à partir d’une bibliothèque de prix, des devis reçus et de la grille de vétusté du bail, mais la retenue reste une décision du gestionnaire, qui doit la justifier ligne par ligne. L’article 22 de la loi du 6 juillet 1989 fixe le cadre :

• un mois pour restituer le dépôt à compter de la remise des clés, si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée ;
• deux mois dans les autres cas ;
• des sommes dûment justifiées, seules déductibles ;
• une majoration de 10 % du loyer mensuel en principal par mois de retard commencé, sauf si le locataire n’a pas transmis sa nouvelle adresse ;
• une provision d’au plus 20 % du dépôt dans un immeuble collectif, jusqu’à l’arrêté annuel des comptes, si elle est justifiée.

Le site officiel Service-Public cite parmi les justificatifs les états des lieux, les photos, les devis et les factures ; un état des lieux IA bien tenu fournit les deux premiers.

La grille de vétusté

Le décret de 2016 permet de convenir, dès la signature du bail, d’une grille de vétusté issue d’un accord collectif conclu selon l’article 41 ter ou l’article 42 de la loi du 23 décembre 1986. Elle fixe au minimum, pour les principaux matériaux et équipements, une durée de vie théorique et des coefficients d’abattement forfaitaire annuels. Illustration, avec des chiffres à remplacer par ceux de votre grille : une peinture prévue pour dix ans, abattue de dix pour cent par an et refaite à l’entrée, laisse au locataire qui part au bout de six ans, si une dégradation lui est imputable, quarante pour cent du devis de remise en état. Sans grille au bail, la vétusté se discute au cas par cas : l’outil propose un abattement et le gestionnaire décide.

Quels logiciels d’état des lieux intègrent l’IA en 2026 ?

Nockee, ImmoPad et EDOUARD immo annoncent sur leur site des fonctions d’IA, surtout la reconnaissance d’éléments sur photo et la dictée vocale ; un logiciel d’état des lieux immobilier sans fonction d’IA annoncée, comme EdlSoft, met en avant le comparatif et le chiffrage. Le tableau reprend les fonctions déclarées sur les pages publiques des éditeurs, relevées avant la date de cet article. « Non mentionnée » décrit la page consultée : la fonction peut exister ailleurs, demandez-la en démonstration.

EDOUARD immo annonce l’IA française Mistral pour les photos comme pour la dictée. Dans la ligne de liaison, une API laisse deux logiciels échanger des données sans ressaisie, un webhook prévient un autre logiciel dès qu’un événement survient, comme une signature, et la GED désigne la gestion électronique des documents.

Startloc, sur mobile, tablette et ordinateur, et homePad, application mobile de gestion locative, proposent aussi l’état des lieux. Les fonctions d’IA évoluent vite : une démonstration sur un de vos logements vaut mieux qu’une fiche produit.

Choisir un logiciel d’état des lieux professionnel

Trois modèles de facturation coexistent : à l’état des lieux réalisé, à l’abonnement par utilisateur, en illimité sur forfait annuel ou licence. Le prix varie avec le nombre d’utilisateurs, le volume mensuel, les options vendues à part et la connexion à votre logiciel de gestion ; les grilles publiques des éditeurs cités figurent dans les sources. Six questions à poser en démonstration :

• 1. Combien d’analyses par IA sont incluses chaque mois, et au-delà ?
• 2. La dictée fonctionne-t-elle hors connexion, dans une cave en sous-sol ?
• 3. Comment le document est-il verrouillé, et qui atteste la date ?
• 4. Où sont hébergés photos et enregistrements, et servent-ils à entraîner un modèle ?
• 5. Le rapport signé revient-il seul dans la fiche du lot ?
• 6. En fin de contrat, récupérez-vous rapports et photos dans un format ouvert ?

Le choix dépend aussi du logiciel qui tient les lots et les baux : voyez notre comparatif des logiciels de gestion locative professionnels et les critères de choix d’un CRM immobilier.

Peut-on retoucher les photos d’un état des lieux, et que dit le RGPD ?

Non : une photo d’état des lieux ne se retouche pas. Le RGPD ajoute deux limites : ne photographier et n’enregistrer que ce que le constat exige, et encadrer par contrat l’éditeur qui traite les images et la voix pour votre compte.

Aucune retouche

Une photo d’état des lieux est une pièce de preuve. L’article 1366 du code civil lie la force probante d’un écrit électronique à la garantie de son intégrité, et l’article 441-1 du code pénal qualifie de faux l’altération frauduleuse de la vérité, de nature à causer un préjudice, dans un support qui peut prouver un fait ayant des conséquences juridiques. Effacer une tache ou gommer une fissure revient à modifier la preuve. Si la modification passe par une IA et que l’image peut être perçue comme authentique, elle répond en outre à la définition de l’hypertrucage du règlement (UE) 2024/1689 (article 3, point 60), dont l’article 50, paragraphe 4, impose depuis le 2 août 2026 d’indiquer que le contenu a été manipulé. Les corrections admises sur une photo de vente, décrites dans notre article sur la retouche photo immobilière par IA, n’ont rien à faire dans un état des lieux.

Le moins de données possible

Une photo de séjour encore occupé montre des visages sur un cadre, un courrier sur la table : des données personnelles au sens de l’article 4 du RGPD, dès lors qu’elles se rapportent à une personne identifiable. L’article 5 veut des données limitées au nécessaire. Trois consignes en découlent : demander au locataire sortant de ranger papiers et photos de famille, cadrer les surfaces et les équipements plutôt que les affaires, ne dicter que des constats. La voix enregistrée est elle aussi une donnée personnelle dès qu’elle permet d’identifier la personne qui parle.

Savoir chez qui partent les fichiers

L’éditeur qui traite ces photos et ces enregistrements pour votre compte est votre sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD : il doit présenter des garanties suffisantes, et un contrat encadre la relation. Demandez où les fichiers sont hébergés, quel modèle d’IA les analyse et s’ils servent à l’entraîner ; Nockee, par exemple, indique stocker les états des lieux dans l’Union européenne. Les autres points à trancher figurent dans notre article sur le RGPD et l’IA dans l’immobilier.

Comment connecter un logiciel d’état des lieux à votre logiciel de gestion locative ?

On connecte un logiciel d’état des lieux au logiciel de gestion locative par une passerelle ou une API : la fiche du lot et du locataire part vers l’application, et le rapport signé revient dans la gestion électronique des documents du lot, sans ressaisie. Le tableau des applications indique ce que chaque éditeur annonce sur ce point.

Une fois la sortie signée, un agent IA branché sur le logiciel de gestion peut prendre le relais. Il lit les deux états des lieux, la grille de vétusté annexée au bail et les devis reçus, calcule la date limite de restitution, prépare le décompte avec ses justificatifs et le courrier au locataire, puis dépose le tout dans le tableau de bord du gestionnaire. Rien ne part sans validation : un agent décide de ce qu’il propose, une automatisation exécute ce que vous avez validé. Notre article sur l’agent IA immobilier en pose la définition, et créer un agent IA pour une agence immobilière en donne la méthode.

Si l’état des lieux n’est qu’une tâche parmi d’autres, notre méthode pour choisir la première tâche à automatiser dans une agence aide à trier. La page agents IA pour la gestion locative décrit les six tâches qu’un dashboard d’agents prépare pour un gestionnaire, et le dashboard qui automatise détaille le principe d’un agent par tâche, construit sur devis, audit de vos outils en place inclus.

Florian Berthoud

Fondateur de Kappn Agency · 10 ans dans l’immobilier de luxe à Paris