Logiciel de gestion locative professionnel : comparatif 2026

Un logiciel de gestion locative professionnel est l’outil de gérance d’un administrateur de biens titulaire de la carte « Gestion immobilière » : il tient la comptabilité de chaque propriétaire mandant, encaisse les loyers puis les reverse, émet quittances, révisions et régularisations de charges, et produit le registre des mandats et les comptes rendus de gérance que le décret n° 72-678 impose. Ce comparatif part de ces obligations, puis présente neuf solutions relevées chez leurs éditeurs, sans classement : tarification, place de la transaction, ouverture aux agents IA.

La recherche mélange deux publics : une partie des outils de gestion locative vise le propriétaire qui gère lui-même ses logements. Cet article traite du cabinet qui gère pour le compte de tiers et détient l’argent de ses mandants, sous le contrôle d’un garant financier. Pour la transaction, voyez le comparatif des logiciels d’agence immobilière ; pour les agents, le guide des agents IA d’une agence, qui explique comment un agent se branche sur le logiciel en place.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion locative professionnel ?

Un logiciel de gestion locative professionnel permet de gérer les biens d’autrui dans les règles de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970, dite loi Hoguet : chaque somme reçue pour un propriétaire y est tracée, affectée à son compte puis reversée, et chaque document imposé en sort sans ressaisie. On parle aussi de logiciel de gestion immobilière professionnel, de logiciel immobilier de gestion locative, ou d’administration de biens quand il couvre le syndic. Il remplit cinq fonctions.

• Le portefeuille : propriétaires, lots, mandats, locataires, baux et garants, reliés entre eux.
• Le quittancement : avis d’échéance, encaissements, quittances, relances des impayés.
• La comptabilité des mandants : un compte par propriétaire, honoraires, reversements, rapprochement bancaire.
• Les échéances du bail : révision, régularisation des charges, dépôt de garantie.
• La restitution : comptes rendus de gérance, espaces en ligne, aide à la déclaration des revenus fonciers.

Quelles obligations comptables le logiciel doit-il tenir pour une carte gestion ?

Le logiciel doit prouver à tout moment quelles sommes vous détenez, pour quels mandants, en vertu de quel mandat, et quand vous leur en avez rendu compte. L’article 5 de la loi Hoguet soumet celui qui détient des fonds pour autrui à des conditions fixées par décret, « notamment les formalités de tenue des registres et de délivrance de reçus », et son article 3 exige une garantie financière et une assurance de responsabilité civile professionnelle. Le chapitre VI du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 est propre à la gestion immobilière et au syndic.

Le registre des mandats de gestion relève de l’article 65, distinct de l’article 72 qui régit celui de la transaction ; voyez notre article sur le registre des mandats. L’état des fonds détenus découle de l’article 29 : la garantie ne peut être inférieure au montant maximal des sommes dont vous restez redevable. Depuis le 1er janvier 2022 (décret n° 2021-1420 du 29 octobre 2021), les garants contrôlent sur pièces et, si besoin, sur place (article 38-1). L’article 67 fixe enfin deux limites : pour une location de plus de trois mois, trois mois de loyer payé d’avance au plus pour un local d’habitation ou professionnel, et aucun dépôt ni loyer d’avance reçu plus de trois mois avant l’entrée dans les lieux ou la remise des clés.

Comment un logiciel de gestion locative gère-t-il révision, charges et dépôt de garantie ?

Le logiciel calcule, date et prépare le courrier de cinq obligations de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 qui reviennent sur chaque lot d’habitation : révision du loyer, régularisation des charges, quittance, dépôt de garantie et décence énergétique.

• 1. La révision du loyer (article 17-1). Si le bail prévoit une clause de révision, elle intervient chaque année à la date convenue ou, à défaut, au terme de chaque année du contrat, dans la limite de la variation de l’indice de référence des loyers publié chaque trimestre par l’Insee. Faute de demande dans l’année suivant sa date de prise d’effet, le bailleur y renonce pour l’année écoulée ; demandée dans ce délai, elle prend effet à compter de la demande. Depuis la loi Climat et résilience n° 2021-1104 du 22 août 2021, révision et majoration pour travaux sont exclues pour les logements de classe F ou G dont le bail a été conclu, renouvelé ou tacitement reconduit à compter du 24 août 2022 (après le 1er juillet 2024 dans les départements d’outre-mer).
• 2. La régularisation des charges (article 23). Annuelle quand le locataire paie des provisions sur charges. Un mois avant, le locataire reçoit le décompte par nature de charges ; les justificatifs restent à sa disposition six mois. Si la régularisation n’a pas eu lieu avant la fin de l’année civile qui suit l’exigibilité des charges, il peut demander à payer par douzième.
• 3. La quittance (article 21). Gratuite pour le locataire qui la demande, elle distingue loyer et charges. Aucun frais d’avis d’échéance ou de quittance ne se facture au locataire, l’envoi dématérialisé suppose son accord exprès, et un paiement partiel appelle un reçu.
• 4. Le dépôt de garantie (article 22). Restitué sous un mois si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, sous deux mois sinon. Chaque mois de retard commencé ajoute 10 % du loyer mensuel en principal, sauf si le locataire n’a pas donné sa nouvelle adresse. En immeuble collectif, une provision justifiée d’au plus 20 % du dépôt peut être gardée jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble. Sur l’état des lieux lui-même, voyez l’état des lieux par IA et sa valeur légale.
• 5. La décence énergétique (article 6). Un logement décent se situe entre les classes A et F depuis le 1er janvier 2025, entre A et E à compter du 1er janvier 2028, entre A et D à compter du 1er janvier 2034. Dans les départements d’outre-mer, le calendrier diffère : entre A et F au 1er janvier 2028, entre A et E au 1er janvier 2031. Le logiciel porte la classe de chaque lot et signale ceux qui sortiront du seuil ; notre article sur le nouveau DPE de 2026 aide à repérer les étiquettes à mettre à jour.

Quels logiciels de gestion locative pour une agence immobilière en 2026 ?

Neuf logiciels de gestion locative pour agences immobilières ont été relevés chez leurs éditeurs : Spirit Gestion (ICS), Oskar (La Boîte Immo), LOCKimmo, la gestion locative d’Orisha Real Estate, Crypto (Orisha Real Estate), Powimo (Seiitra), SPI Gestion locative (Septeo), Ublo et La Gérance Mobile (Vilogi). Ils sont présentés par ordre alphabétique d’éditeur, sans classement ni note : chaque description reprend ce que l’éditeur annonce, sans test de notre part.

1. Spirit Gestion, par ICS

ICS se présente comme indépendante depuis 1978 et tournée vers les administrateurs de biens. Spirit Gestion est son logiciel de comptabilité des mandants, dans une suite accessible depuis un navigateur qui couvre aussi syndic, location et transaction, avec extranet, gestion documentaire sur mobile et signature électronique. Tarif par un conseiller. Aucune API, l’interface qui permet à un autre logiciel de lire ou d’écrire ses données, n’est annoncée.

2. Oskar, par La Boîte Immo

Logiciel en ligne de l’éditeur de Hektor, le logiciel de transaction de La Boîte Immo, accessible dès le premier lot. Il édite balance générale, grand livre et pointe des fonds détenus, l’état des sommes détenues pour les mandants, et établit les états de rapprochement bancaire ; son paiement intégré automatise rapprochements et reversements des loyers aux propriétaires. Au 23 septembre 2026, l’éditeur affiche un prix d’appel mensuel hors taxes, « à partir de » ; le détail passe par une démonstration, sans documentation publique d’API.

3. LOCKimmo

Une suite qui réunit gestion locative, transaction, syndic et location saisonnière, utilisables ensemble ou séparément. La page de gestion locative cite révision des indices, régularisations, synchronisation bancaire, états des lieux sur tablette et extranet. Pas de prix publié : démonstration, devis ou essai gratuit. L’éditeur annonce une bibliothèque d’API.

4. Gestion locative, par Orisha Real Estate

L’éditeur d’Immofacile vend un logiciel de gestion locative sans nom commercial distinct, pour administrateurs de biens, agences et réseaux : comptes rendus de gérance, régularisation des charges, déclaration des revenus fonciers, rapprochements bancaires, balance des fonds mandants, extranet, application mobile. Démonstration sur demande, et connexions entre les logiciels du groupe, sans documentation publique d’API relevée.

5. Crypto, par Orisha Real Estate

Crypto réunit dans une base de données unique syndic, gestion locative et location saisonnière : appels de loyers, encaissements, régularisation des charges, lecture automatique des factures. Démonstration sur demande, aucun tarif publié.

6. Powimo, par Seiitra

Logiciel en ligne de gestion locative, de syndic et de comptabilité immobilière pour administrateurs de biens, dont l’éditeur met en avant la comptabilité. Espace client pour locataires et propriétaires, états des lieux sur mobile. Démonstration sur demande, aucune API annoncée.

7. SPI Gestion locative, par Septeo

Dans l’offre de Septeo pour administrateurs de biens, à côté de SPI Syndic : de la mise en gestion à la comptabilité, espace candidat locataire, baux et mandats rédigés avec Modelo. Une passerelle la relie à Modelo Office, logiciel de transaction du groupe. La page propose une démonstration et un test gratuit.

8. Ublo

Logiciel en ligne pour bailleurs professionnels et gestionnaires pour compte de tiers comme les agences : quittancement, suivi des loyers et des impayés, baux, états des lieux sur tablette, portail locataire. Sa foire aux questions publie un prix d’entrée : frais de mise en place, puis abonnement mensuel par lot. Son API au format GraphQL est documentée sur un portail pour développeurs. La comptabilité des mandants n’y est pas détaillée : à vérifier en démonstration.

9. La Gérance Mobile, par Vilogi

Vilogi édite un logiciel de syndic et ce logiciel de gestion locative en ligne : comptes des locataires et des bailleurs, baux, avis d’échéance et quittances, compte rendu de gérance détaillé, régularisation des charges et révisions, relevés de gestion consultables par les bailleurs sur leur extranet. L’éditeur annonce des services d’API. Devis sur demande et essai gratuit.

Trois constats. Ublo publie un prix d’entrée par lot et La Boîte Immo un prix d’appel pour Oskar ; les autres passent par une démonstration, un devis ou un conseiller. La gérance vit le plus souvent dans un logiciel distinct de la transaction, même chez un éditeur qui fait les deux. Et trois solutions seulement annoncent une interface ouverte à d’autres logiciels.

Combien coûte un logiciel de gestion locative professionnel ?

Le prix dépend d’abord du nombre de lots gérés, et sept des neuf solutions relevées le donnent après une démonstration, sur devis ou par un conseiller. La grille d’Ublo figure dans les sources ; La Boîte Immo affiche en outre un prix d’appel pour Oskar.

Dans un devis, faites préciser le prix du lot au-delà du forfait, le coût d’un utilisateur de plus, les options incluses (paiement intégré, signature, SMS, module de syndic), la reprise comptable, la durée d’engagement, la règle de révision du prix et le coût d’un export complet le jour du départ.

Un outil conçu pour un bailleur particulier ne tient ni comptabilité des mandants ni registre des mandats, deux exigences de la gestion pour le compte de tiers. Côté professionnel, restent les démonstrations et les essais gratuits, comme ceux de LOCKimmo, de Septeo et de Vilogi.

Faut-il un seul logiciel pour la transaction et la gérance ?

Pas forcément : une suite unique simplifie la fiche client, deux logiciels reliés laissent choisir le meilleur outil pour chaque métier, et le critère décisif reste la circulation des données entre les deux. Parmi les solutions relevées, LOCKimmo et ICS réunissent les deux activités dans une même suite, tandis que Hektor et Oskar, Immofacile et la gestion locative d’Orisha, ou Modelo Office et SPI Gestion locative forment des couples de logiciels distincts chez un même éditeur, reliés par une passerelle chez Septeo et par des connexions chez Orisha.

Prenez l’Agence Vantelle, qui fait de la transaction et gère cent quatre-vingts lots. Un bailleur qu’elle gère vend son appartement occupé : le mandat de vente s’inscrit au registre de la transaction (article 72), le mandat de gestion reste à celui de la gérance (article 65). Sans passerelle, identité du propriétaire, bail en cours et loyer se ressaisissent, au risque d’un écart entre les deux fiches.

Si la gérance pèse peu, un module relié au logiciel de transaction évite un second contrat ; si elle forme un service à part, la profondeur comptable l’emporte. Dans les deux cas, les contacts gagnent à vivre dans un seul référentiel, rôle que décrit notre article sur le CRM immobilier.

Quels logiciels de gérance s’ouvrent à des agents IA par une API ?

Au relevé, trois éditeurs annoncent une interface de programmation, ou API, pour la gestion locative : LOCKimmo, avec une bibliothèque d’API, Ublo, avec une API au format GraphQL documentée sur un portail pour développeurs, et Vilogi, avec des services d’API. Les six autres solutions n’en annoncent aucune sur les pages consultées.

Un agent IA immobilier lit des données, décide de ce qu’il propose et prépare un document ; une automatisation exécute ensuite ce que vous avez validé. En gérance, ces données vivent dans le logiciel : impayés du mois, baux à réviser, régularisations à préparer, demandes des locataires. Une API les rend lisibles chaque matin sans export manuel ; à défaut, restent l’export programmé et la lecture des courriels. La méthode figure dans notre article pour créer un agent IA en agence.

Kappn Agency construit ce dispositif avec le dashboard qui automatise : un agent par tâche, relié au logiciel de gérance et aux boîtes mail, qui prépare relances de loyers, réponses aux locataires et comptes rendus aux propriétaires, puis les soumet à un gestionnaire avant tout envoi. Le détail figure sur notre page IA et gestion locative, et les chiffres du service remontent dans le tableau de bord de l’agence.

Demandez aussi à l’éditeur qui peut accéder à l’API, quels objets elle expose, en lecture ou en écriture, et ce que coûte l’accès. L’éditeur, comme le prestataire de l’agent, traite en principe les données pour le compte de l’agence en qualité de sous-traitant (article 4, point 8, du RGPD) : exigez le contrat prévu par l’article 28. Les dossiers de candidats en sont la partie la plus sensible : voyez le faux dossier locataire et le RGPD appliqué à l’IA immobilière. L’audit inclus dans nos deux offres vérifie ce point avant tout devis.

Comment changer de logiciel sans perdre la comptabilité des mandants ?

En arrêtant l’ancienne comptabilité à une date de bascule, après un dernier rapprochement bancaire, puis en reprenant les tiers, les lots, les mandats, les baux et le solde de chaque compte avant de relancer le quittancement.

• 1. Choisir la date de bascule, de préférence une fin de mois, loyers encaissés et reversements partis.
• 2. Tout exporter : tiers, lots, mandats, baux, écritures, balance, grand livre, registre, pièces. Gardez aussi un accès en lecture à l’ancien outil.
• 3. Faire le dernier rapprochement bancaire dans l’ancien logiciel, pour clore son historique.
• 4. Reprendre les données de gestion, tiers, lots, mandats et baux, par l’éditeur du nouvel outil si son offre l’inclut.
• 5. Reprendre la comptabilité par soldes, compte par compte, à la date de bascule.
• 6. Contrôler que la balance de sortie égale la balance d’entrée, mandant par mandant, avec l’état des fonds détenus et les dépôts de garantie.
• 7. Relancer le quittancement et prévenir propriétaires et locataires du nouvel espace en ligne.

Pour le registre des mandats, décidez avec votre conseil ou votre garant de sa continuité : chaque mandat en cours garde le numéro porté sur l’exemplaire du mandant.

Quel est le meilleur logiciel de gestion locative professionnel pour votre cabinet ?

Le meilleur logiciel est celui qui tient votre comptabilité des mandants sans tableur à côté, dialogue avec votre logiciel de transaction et laisse sortir vos données ; aucun éditeur ne l’emporte pour tous. Posez ces dix questions en démonstration, écran à l’appui.

• 1. Montrez-moi l’état des fonds détenus par mandant à une date passée, et son maximum sur l’année.
• 2. Le registre des mandats de gestion est-il tenu ici, numéroté sans rupture et exportable ?
• 3. Le logiciel bloque-t-il la révision d’un lot classé F ou G, selon la date de conclusion ou de reconduction du bail ?
• 4. La régularisation sort-elle avec le décompte par nature de charges ?
• 5. Le compte rendu suit-il la fréquence et les honoraires de chaque mandat ?
• 6. Quelles éditions sortent pour le garant ?
• 7. Que devient un virement reçu sans référence ?
• 8. Quelle API ou quels exports, dans quel sens, à quel coût ?
• 9. Qui reprend mes données, en combien de temps, et que coûte un export complet au départ ?
• 10. Où sont hébergées les données, et le contrat de sous-traitance est-il fourni ?

Une échéance fiscale s’y ajoute. Selon l’administration fiscale, toutes les entreprises devront recevoir leurs factures sous forme électronique à compter du 1er septembre 2026 ; les PME et microentreprises devront les émettre, et transmettre les données des opérations réalisées avec des particuliers (e-reporting), à compter du 1er septembre 2027. Demandez comment le logiciel traite les factures de vos fournisseurs, vos factures d’honoraires aux professionnels et les données de celles adressées à des particuliers.

Florian Berthoud

Fondateur de Kappn Agency · 10 ans dans l’immobilier de luxe à Paris