Registre des mandats : tenue, modèle et version électronique

Le registre des mandats est le registre obligatoire sur lequel le titulaire de la carte professionnelle d’agent immobilier inscrit tous ses mandats, par ordre chronologique, sous un numéro reporté sur l’exemplaire remis au mandant, et qu’il conserve dix ans avec les mandats. La règle figure à l’article 72 du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972, pris pour l’application de la loi Hoguet, et à l’article 65 pour la gestion et le syndic. Le registre se tient sur papier, relié et coté à l’avance, ou sous forme électronique dans les conditions des articles 1365 et suivants du code civil.

Ce registre décide du sort d’une commission : il établit qu’un mandat existait, à une date donnée, avant la visite et avant l’offre. Il clôt la prise de mandat décrite par notre guide de la prospection immobilière, de la pige au mandat.

Qu’est-ce que le registre des mandats de la loi Hoguet, et qui doit le tenir ?

Le registre des mandats de la loi Hoguet est le registre obligatoire où sont inscrits, dans l’ordre chronologique, tous les mandats du titulaire de la carte professionnelle ; l’obligation de le tenir pèse sur ce titulaire, personne physique ou société. Pour la carte « Transactions sur immeubles et fonds de commerce », l’article 72 du décret n° 72-678 dispose : « Tous les mandats sont mentionnés par ordre chronologique sur un registre des mandats conforme à un modèle fixé par arrêté du ministre chargé de l’économie. » Pour les cartes « Gestion immobilière » et « Syndic de copropriété », l’article 65 impose au titulaire, ou à ses représentants légaux s’il s’agit d’une société, de le tenir « sous sa responsabilité ».

Le modèle vient de l’arrêté du 15 septembre 1972 : annexe I pour la gestion immobilière, annexe II pour les transactions. Publiées au Journal officiel du 28 septembre 1972, ces annexes ne figurent pas dans la version consolidée de Légifrance.

L’enjeu tient à l’article 72 lui-même : le titulaire de la carte ne peut négocier ni s’engager sans détenir un mandat écrit préalable.

Que doit contenir chaque inscription au registre des mandats ?

Chaque inscription doit permettre de retrouver un mandat précis, à sa place dans l’ordre des signatures, sous le numéro qui figure sur l’exemplaire du mandant. Le décret fixe l’ordre chronologique, le numéro d’inscription, son report sur l’exemplaire du mandant et un registre « à l’avance coté sans discontinuité et relié », c’est-à-dire aux pages numérotées à la suite et reliées avant la première inscription.

Une ligne utile se juge à une question : prouve-t-elle, dix ans plus tard, quel mandat a été signé, par qui, pour quoi et à quelle date ? Voici une ligne type de registre des mandats, qui ne reproduit pas l’annexe officielle, avec un mandat pris par l’Agence Vantelle, agence fictive.

Parmi ces rubriques, le décret ne nomme que le numéro d’inscription, donné dans l’ordre chronologique et reporté sur l’exemplaire du mandant ; les autres reprennent ce qu’un registre doit permettre de prouver. Le registre doit en outre être conforme, « à la dimension près », au modèle de l’arrêté de 1972 : comparez-y votre registre ou l’écran de votre logiciel avant de l’adopter. La colonne des observations dit à tout moment quels mandats sont encore en cours.

Comment remplir le registre des mandats immobilier, étape par étape ?

On remplit le registre au moment de la signature, ligne après ligne, sans laisser de numéro vide ni revenir en arrière. Les six étapes valent pour le papier comme pour l’électronique.

1. Attribuer le numéro à la signature. Il doit figurer sur l’exemplaire qui reste au mandant, donc exister avant que cet exemplaire quitte vos mains. Une clause d’exclusivité ou une clause pénale ne s’applique d’ailleurs que si un exemplaire du mandat a été remis au mandant (article 78).
2. Dater le mandat, signatures comprises. La Cour de cassation a validé l’annulation d’un mandat faute de date certaine, c’est-à-dire d’une date établie de façon incontestable : dans ce cas, la formalité de l’enregistrement chronologique « n’est pas régulièrement accomplie » (1re chambre civile, 28 septembre 2016, n° 15-19.313). Rien n’établissait que l’agence ait expédié par lettre simple, à la date indiquée, l’exemplaire destiné à la société mandante, qui disait l’avoir reçu plus tard. Une signature électronique du mandat de vente, horodatée, donne une date vérifiable.
3. Inscrire tous les mandats dans la même suite. Un mandat de recherche signé l’après-midi prend le numéro qui suit le mandat de vente du matin.
4. Écrire de façon indélébile. À l’encre, dans un registre relié, sans feuille volante. Une erreur se barre lisiblement, avec la correction et sa date.
5. Noter la fin du mandat. Passé trois mois à compter de sa signature, un mandat assorti d’une clause d’exclusivité ou d’une clause pénale peut être dénoncé à tout moment par chaque partie, avec un préavis d’au moins quinze jours par lettre recommandée avec demande d’avis de réception (article 78), sauf exceptions comme la vente d’immeuble par lots. La date de fin dit quels biens vous pouvez encore présenter.
6. Conserver dix ans le registre et les mandats, quel que soit le support.

À l’Agence Vantelle, un mandat exclusif de vente reçoit à dix heures le numéro 0413, reporté aussitôt sur l’exemplaire de la vendeuse ; à seize heures, un mandat de recherche reçoit le 0414. Le lendemain, un avenant baisse le prix du 0413 : il est noté en observations, daté, sans nouveau numéro. L’entretien qui précède fait l’objet de notre article sur la prise de mandat immobilier, étape par étape, et le choix de l’exclusivité de notre comparatif mandat exclusif ou mandat simple.

Le registre des mandats peut-il être électronique, ou tenu en ligne ?

Oui : l’article 72 autorise le registre des mandats électronique depuis le 1er janvier 2006, aujourd’hui « dans les conditions prescrites par les articles 1365 et suivants du code civil ». La faculté vient du décret n° 2005-1315 du 21 octobre 2005 ; le décret n° 2016-1278 du 29 septembre 2016 a mis à jour le renvoi au code civil. L’article 65 l’ouvre aussi pour la gestion et le syndic.

L’article 1366 du code civil donne à l’écrit électronique la force probante du papier « sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ». Pour un registre, cela veut dire savoir qui a inscrit chaque ligne, rendre toute modification visible et tout conserver intact dix ans.

« En ligne » ne désigne aucun registre public : le registre reste celui du titulaire, hébergé par l’éditeur de son logiciel, son réseau ou un service spécialisé. Posez cinq questions par écrit avant de choisir :

1. Le numéro est-il attribué par le système, sans pouvoir être choisi ni réutilisé ?
2. Une ligne peut-elle être supprimée ? La bonne réponse est non.
3. Chaque modification entre-t-elle dans un journal daté, au nom de l’utilisateur ?
4. Le numéro passe-t-il automatiquement dans le mandat envoyé en signature ?
5. L’export complet reste-t-il possible après la fin de l’abonnement, et qui garantit les dix ans ?

Ces questions rejoignent les critères exposés dans notre article sur le CRM immobilier et ses critères de choix.

Un registre des mandats sur Excel est-il valable ?

Un tableur comme Excel ou Google Sheets ne remplit pas, à lui seul, les conditions d’un registre des mandats : aucune numérotation n’y est fixée à l’avance, et toute ligne peut y être modifiée, insérée ou supprimée par qui détient les droits d’édition, alors que l’article 1366 exige des conditions qui garantissent l’intégrité de l’écrit. L’historique des versions de Google Sheets indique qui a mis à jour le fichier et ce qui a changé, mais l’historique d’une cellule n’affiche pas les lignes ajoutées ou supprimées, et le propriétaire du fichier gère cet historique. Imprimer le tableur puis le relier ne répare rien, puisque l’article 72 veut un registre coté et relié à l’avance.

La DGCCRF a relevé le même travers sur papier : dans le bilan de son enquête de 2019, publié le 20 juin 2022, elle note de nombreux registres tenus sur feuilles volantes ou au crayon, donc susceptibles d’être modifiés. Le tableur reste utile comme copie de travail, alimentée par un export du vrai registre, pour le tableau de bord de l’agence.

Faut-il un registre des mandats unique, ou un registre par activité ?

Un seul registre couvre toutes les transactions, vente, recherche et location, tandis que la gestion immobilière et le syndic relèvent du registre de l’article 65. La Cour de cassation l’a jugé pour une agence qui tenait un registre pour ses mandats de vente et un autre pour ses mandats de recherche : « tous les mandats visés par ce texte sont mentionnés sur un registre unique », et le mandat de recherche a été déclaré nul, la commission refusée (1re chambre civile, 10 décembre 2014, n° 13-24.352).

La location entre dans ce registre parce que l’article 1er de la loi Hoguet la range, avec l’achat, la vente et la recherche, parmi les opérations du 1°.

Pour les succursales, l’article 51 prévoit un registre-répertoire par établissement ; l’article 72 ne prévoit rien de tel pour les mandats. La lecture prudente, dans la logique de l’arrêt de 2014 sur le registre unique, qui ne portait pas sur les succursales, est une suite unique pour toute la carte.

Le registre des mandats de gestion immobilière et de syndic

Le registre des mandats de gestion immobilière et de syndic est celui de l’article 65 du décret : le titulaire y inscrit par ordre chronologique les mandats prévus à l’article 64, reporte le numéro sur l’exemplaire du mandant et mentionne à leur date les décisions qui lui confient la gestion d’un syndicat de copropriétaires. La mention « syndic » a été ajoutée à l’article 65 par le décret n° 2015-702 du 19 juin 2015 ; l’arrêté de 1972, pour le registre de l’article 65, ne vise que la carte « Gestion immobilière ». Le texte vise gestion et syndic dans la même phrase sans dire s’il faut un registre commun ou deux : si vous exercez les deux, tranchez par écrit avec votre conseil ou votre garant financier. Les tâches d’un cabinet de syndic que l’IA peut préparer sont décrites sur notre page l’IA pour le syndic de copropriété.

Qui tient le registre des mandats : l’agent immobilier ou le mandataire en réseau ?

Le registre des mandats est tenu par l’agent immobilier titulaire de la carte, et, pour un mandataire en réseau, par la société du réseau qui détient cette carte : le mandataire, agent commercial habilité, signe des mandats au profit de ce titulaire et ne tient aucun registre des mandats à son nom. L’article 4 de la loi Hoguet interdit aux personnes habilitées de rédiger des actes sous seing privé, « à l’exception de mandats conclus au profit du titulaire de la carte professionnelle », comme de recevoir des fonds ou de diriger un établissement.

Le mandataire justifie de ses pouvoirs par une attestation visée par le président de la chambre de commerce et d’industrie, et ses nom et qualité figurent dans le mandat (article 9 du décret). Le numéro vient du registre du réseau. Son tableau personnel n’a donc aucune valeur de registre, un mandat signé sans numéro obtenu du réseau expose la commission, et en cas de départ les mandats restent inscrits au registre du titulaire. La DGCCRF relève par ailleurs, pour 2023, de nombreux défauts d’habilitation des collaborateurs. Voyez aussi notre article sur le logiciel du mandataire immobilier.

Que risque l’agence si un mandat est mal inscrit au registre des mandats ?

Le risque principal est civil : un mandat mal inscrit peut être annulé, et l’agence perd la commission. Avec des honoraires moyens de 12 463 € par transaction en 2022, selon l’avis n° 23-A-07 de l’Autorité de la concurrence du 2 juin 2023, une ligne défaillante peut coûter la commission d’une vente entière.

Revenant sur sa jurisprudence de nullité absolue, la Cour de cassation a décidé, par un arrêt de chambre mixte du 24 février 2017 (n° 15-20.411), que l’absence de durée et le défaut de report du numéro d’inscription sur l’exemplaire du mandant sont sanctionnés par une nullité relative, parce que ces règles protègent le seul mandant. Le locataire de l’espèce ne pouvait donc pas s’en prévaloir contre le congé pour vendre.

Seul le mandant peut invoquer cette nullité. Une nullité relative peut aussi être couverte : pour un mandat de gestion qui n’avait pas été signé par les deux parties, la première chambre civile a admis la ratification ultérieure des actes de gestion (20 septembre 2017, n° 16-12.906).

Côté pénal, l’article 17 de la loi Hoguet punit de six mois d’emprisonnement et de 7 500 € d’amende le refus de communiquer aux agents de contrôle les documents réclamés, « notamment les documents bancaires ou comptables ainsi que les mandats écrits ».

Combien de temps conserver le registre des mandats, et que vérifie un contrôle ?

Le registre des mandats se conserve dix ans, comme les mandats : l’article 72 le prévoit pour les transactions, et l’article 86 retient au moins dix ans pour les documents qu’il énumère, dont le registre de gestion et de syndic.

Les agents de la DGCCRF contrôlent les professionnels de l’immobilier en application de l’article 8-3 de la loi Hoguet. Pour vérifier la suffisance de la garantie financière, le président de la chambre de commerce et d’industrie et les garants peuvent, à tout moment, se faire communiquer les documents utiles, dont le registre des mandats (article 86 du décret).

Pour son enquête de 2023, publiée le 19 décembre 2024, la DGCCRF a visité 1 739 professionnels et relevé au moins une anomalie chez 1 132 d’entre eux ; elle note une amélioration sur la tenue du registre des mandats. Parmi les pratiques trompeuses courantes figurent des annonces affichées sans mandat ou avec un mandat expiré, et des biens présentés faussement sous mandat exclusif. Un registre bien tenu, rapproché des annonces en ligne, révèle ces deux défauts. Le numéro de carte professionnelle fait aussi partie des informations que la DGCCRF vérifie sur les sites, avec les autres mentions légales du site de l’agence.

Que devient le registre des mandats quand vous changez de logiciel ?

Il doit rester consultable et intact pendant dix ans, que l’abonnement au logiciel qui l’a produit continue ou non : l’obligation pèse sur le titulaire de la carte. Clôturez l’ancien registre à une date précise et exportez-le en l’état, avec son journal des modifications et les mandats signés. Reprenez la numérotation au numéro suivant dans le nouvel outil, pour qu’aucun numéro ne serve deux fois. Rangez l’export dans un espace dont votre société détient les accès. La même prudence vaut au renouvellement d’un pack éditeur, comme le montre notre analyse du site d’agence vendu avec Hektor.

Que peut faire un agent IA avec le registre des mandats ?

Un agent IA peut lire le registre des mandats pour signaler ce qui arrive à échéance ou ne concorde plus, mais il ne doit jamais l’écrire. L’inscription engage le titulaire de la carte : le registre est une source que l’agent consulte, et le négociateur reste celui qui inscrit. Quatre usages se construisent sur cette lecture.

1. Les fins d’exclusivité. L’agent repère les mandats exclusifs qui passent le cap des trois mois (article 78) et ceux qui approchent de leur terme, avec l’historique des échanges avec chaque vendeur. Le déclenchement quotidien se construit comme notre alerte d’échéance de mandat avec n8n.
2. La cohérence des annonces. Une annonce encore marquée « exclusif » après la fin de l’exclusivité, un bien en ligne sans mandat en cours : l’agent signale les pratiques que relève la DGCCRF.
3. Les trous et les doublons. Un numéro sauté, un numéro utilisé deux fois, un mandat signé dont le PDF ne porte pas le numéro inscrit.
4. Les appels permis. La loi n° 2025-594 du 30 juin 2025 a réécrit l’article L. 223-1 du code de la consommation : à partir du 11 août 2026, démarcher un particulier par téléphone exigera son consentement préalable, sauf appel en rapport avec l’objet d’un contrat en cours. Appeler votre mandant au sujet de son mandat restera permis ; l’appeler après l’expiration pour en signer un nouveau demandera un accord que vous devrez prouver. Voir les appels encore permis en démarchage téléphonique et la preuve du consentement téléphonique.

À l’Agence Solane, agence fictive de trois négociateurs, l’agent lit chaque lundi l’export du registre et la liste des annonces. Il signale deux annonces « exclusif » dont le mandat a été dénoncé, un bien vendu encore en ligne et trois mandats qui atteignent leurs trois mois. Le directeur valide, les négociateurs corrigent ; rien n’entre au registre sans eux. Ce contrôle se pose dans le dashboard qui automatise, et la manière de brancher l’IA sur un CRM comme Apimo, Hektor ou Modelo dépend de ce que votre éditeur ouvre en lecture.

Florian Berthoud

Fondateur de Kappn Agency · 10 ans dans l’immobilier de luxe à Paris