Logiciel mandataire immobilier : réseau, CRM et vos données

Un logiciel mandataire immobilier est l’outil où vous tenez vos contacts, vos biens, vos mandats et vos relances. En réseau, ce socle est en principe fourni par le réseau : agent commercial habilité par le titulaire de la carte professionnelle, vous faites signer des mandats au profit de ce titulaire, qui les inscrit à son propre registre. Autour de ce socle, vous pouvez ajouter un agenda, une messagerie, un assistant IA ou un site à votre nom, dans les limites de votre contrat. Reste une question à régler avant tout achat : à qui reviennent le fichier et les preuves de consentement le jour où vous quittez le réseau.

« Mandataire immobilier » désigne ici l’agent commercial rattaché à un réseau ou à une agence qui détient la carte. « Agent immobilier indépendant » recouvre deux situations : ce même agent commercial, et le professionnel qui a ouvert sa propre agence avec sa carte. Leurs obligations diffèrent, leur logiciel aussi. Le métier et ses tâches sont décrits sur notre page consacrée au mandataire immobilier et à ses outils.

Quel logiciel utilise un mandataire immobilier en réseau ?

Un mandataire immobilier en réseau travaille d’abord dans le logiciel que le réseau met à sa disposition, parce que trois règles de la loi Hoguet et de son décret d’application placent les mandats chez le titulaire de la carte professionnelle.

• Les mandats sont signés au profit du réseau. L’article 4 de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 interdit à la personne habilitée de rédiger des actes sous seing privé, « à l’exception de mandats conclus au profit du titulaire de la carte professionnelle ». Le vendeur mandate le réseau ; vous négociez et faites signer.
• Le registre est celui du titulaire. L’article 72 du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 impose d’inscrire tous les mandats par ordre chronologique sur un registre, de reporter le numéro sur l’exemplaire du mandant et de conserver mandats et registre dix ans. Votre numéro sort du registre du réseau, quel que soit l’outil qui le tient.
• Votre habilitation passe par le titulaire. L’article 9 du même décret vous fait justifier de vos pouvoirs par une attestation visée par le président de la chambre de commerce et d’industrie, puis délivrée par le titulaire. Vos nom et qualité figurent dans les mandats que vous faites signer.

Le même article 4 soumet les non-salariés au statut d’agent commercial du code de commerce et leur impose une assurance de responsabilité civile professionnelle. L’article L. 134-1 de ce code définit l’agent commercial comme un mandataire qui, à titre de profession indépendante, négocie de façon permanente des contrats au nom et pour le compte d’autrui.

Demandez au réseau ce que couvre son logiciel : contacts, biens, numérotation des mandats, diffusion vers les portails, agenda. Certains éditeurs ont prévu le cas : La Boîte Immo range le « réseau de mandataires » parmi les configurations de son logiciel Hektor, et notre article sur Hektor pour un mandataire seul, une agence ou un réseau détaille ce cas. Les éditeurs sont comparés dans notre article sur les logiciels d’agence immobilière.

Un mandataire peut-il avoir son propre CRM d’agent immobilier à côté de celui du réseau ?

Oui pour organiser votre travail, si votre contrat ne l’interdit pas et si chaque donnée de client placée dans cet outil a un fondement au regard du RGPD (l’une des bases légales de son article 6, comme l’exécution d’un contrat ou le consentement), ce qui exclut en pratique de recopier le fichier du réseau sans son accord.

Un logiciel CRM d’agent immobilier suit chaque contact, ses échanges et ses relances. Un mandataire en cherche un second quand l’outil du réseau ne suit pas sa façon de travailler : relances à sa main, notes dictées entre deux rendez-vous, vendeurs qui réfléchissent encore. Le besoin se comprend ; la difficulté tient au RGPD, qui raisonne en rôles. Le responsable du traitement est, selon l’article 4 du règlement (UE) 2016/679, celui qui détermine les finalités et les moyens du traitement. Entre un réseau et ses mandataires, plusieurs montages sont possibles. Votre contrat les décrit, mais le rôle de chacun se juge sur les faits : qui décide réellement de la finalité et des moyens du fichier. Le Comité européen de la protection des données le rappelle dans ses lignes directrices 07/2020 : les clauses du contrat aident à identifier le responsable, sans être toujours déterminantes.

• Le réseau responsable, vous sous son autorité. L’article 29 interdit alors de traiter les données autrement que sur ses instructions. Un CRM personnel alimenté avec ces données, sans instruction du réseau en ce sens, sort de ce cadre.
• Des responsables conjoints. L’article 26 impose un accord qui répartit les obligations ; les personnes peuvent exercer leurs droits auprès de chacun.
• Vous, sous-traitant du réseau. L’article 28 impose un contrat : au terme de la prestation, vous supprimez ou renvoyez les données, au choix du responsable.
• Vous, responsable de votre propre fichier. Si vous décidez seul de la finalité et des moyens d’un fichier, par exemple celui des contacts collectés par vos canaux, vous portez les obligations du règlement, sécurité comprise.

La règle pratique : gardez dans votre outil personnel ce qui relève de votre organisation, tâches, rappels, rendez-vous, et laissez les fiches clients dans le logiciel du réseau. Deux fichiers qui divergent posent un problème concret : la personne qui retire son accord dans l’un reste présente dans l’autre, et vous la rappelez par erreur. Les critères d’un CRM d’agence, du registre à l’export, sont traités dans notre article sur le CRM immobilier et ses critères de choix.

À qui appartiennent vos contacts et vos mandats quand vous quittez le réseau ?

Les mandats restent au réseau : signés à son profit, ils portent un numéro de son registre et le titulaire les conserve dix ans. Les contacts, eux, ne se possèdent pas au sens strict, puisque chaque personne garde ses droits. La question utile est de savoir qui est responsable du traitement, et pour quelle finalité : votre contrat l’indique, et la façon dont le fichier est réellement tenu le confirme ou non.

Les consentements recueillis au nom du réseau

Depuis le 11 août 2026, démarcher par téléphone un consommateur exige son consentement préalable (article L. 223-1 du code de la consommation, réécrit par l’article 13 de la loi n° 2025-594 du 30 juin 2025), sauf appel en rapport avec l’objet d’un contrat en cours, et la preuve pèse sur le professionnel. L’article R. 223-1 exige que la demande nomme le professionnel et, le cas échéant, le tiers agissant pour son compte ; le particulier consent à être appelé par cette personne, pour cet objet. Un accord donné à votre ancien réseau ne couvre donc pas le nouveau, et la preuve, conservée trois ans selon l’article R. 223-2, reste chez le professionnel nommé dans la demande. Quel nom figure sur le formulaire, celui du réseau, le vôtre ou les deux : la question se tranche avant le premier consentement. Notre article sur la preuve du consentement au démarchage téléphonique détaille la trace à archiver.

La clause de non-concurrence et l’indemnité

L’article L. 134-14 du code de commerce permet au contrat de prévoir une clause de non-concurrence après sa cessation : écrite, limitée au secteur géographique, le cas échéant au groupe de personnes confiés, et au type de biens ou de services, pour deux ans au plus. Relisez-la avant d’annoncer votre départ. L’article L. 134-12 prévoit une indemnité compensatrice, à réclamer par notification dans l’année ; l’article L. 134-13 l’écarte notamment en cas de faute grave ou de départ à votre initiative, sauf circonstances imputables au mandant, ou âge, infirmité ou maladie qui ne permettent plus raisonnablement de poursuivre l’activité. Aucun de ces textes ne prévoit que le fichier suive l’agent qui part. Ce cadre reste général : votre contrat, lu avec votre conseil, tranche votre cas.

Quels outils ajouter à côté du logiciel du réseau ?

Ajoutez en priorité les outils qui organisent votre travail sans héberger de copie du fichier client : agenda, messagerie, notes et dictée, assistant IA encadré, et site à votre nom si votre contrat l’autorise.

• L’agenda. Synchronisé avec le logiciel du réseau quand c’est possible. Un rendez-vous porte un nom et une adresse : l’historique du dossier reste dans le logiciel du réseau.
• La messagerie et le téléphone. Adresse du réseau ou adresse personnelle, tranchez une fois pour toutes. Les messages de prospection par SMS ou courriel relèvent de l’article L. 34-5 du code des postes et des communications électroniques : accord préalable, sauf pour un client dont les coordonnées ont été recueillies auprès de lui lors d’une vente ou d’une prestation, à qui la même personne, physique ou morale, propose des services analogues en lui offrant de s’y opposer.
• Les notes et la dictée. Le compte rendu de visite ou la fiche découverte acquéreur se dicte en sortant du rendez-vous, puis se reporte dans le logiciel du réseau. La dictée sert de brouillon, sans devenir un second fichier de budgets et de financements.
• L’outil de pige. Repérer les annonces de particuliers reste permis ; les appeler exige leur accord. Notre article sur le choix d’un logiciel de pige immobilière trie les outils selon ce critère.
• Le site à votre nom. Il reçoit des contacts collectés sous vos mentions. Qu’ils vous restent au départ dépend de votre contrat, clauses de marque et de non-concurrence comprises, et du rôle réel de chacun au regard du RGPD : faites-le préciser par écrit avant la mise en ligne. Notre page sur le site d’un agent seul ou d’un mandataire décrit son contenu.

Quel logiciel pour un agent immobilier indépendant titulaire de sa carte ?

L’agent immobilier indépendant qui détient sa carte professionnelle a besoin d’un logiciel de transaction complet, parce qu’il tient lui-même le registre des mandats que l’article 72 du décret de 1972 impose au titulaire, avec numérotation chronologique et conservation pendant dix ans.

Il décide des finalités et des moyens de son fichier : il en est responsable au sens du RGPD, et son éditeur intervient comme sous-traitant, avec le contrat qu’exige l’article 28. Cinq critères comptent.

• Le registre des mandats tenu dans le logiciel, sous forme électronique dans les conditions des articles 1365 et suivants du code civil. Voyez notre article sur la tenue du registre des mandats.
• L’export complet des contacts, biens, mandats et documents, à tester avant de signer.
• L’archivage des preuves de consentement, que l’article R. 223-2 impose pendant trois ans.
• Une API, l’accès par lequel un assistant ou un agent IA lit et écrit dans le logiciel sans copie manuelle.
• Un prix lisible pour un utilisateur, et son évolution le jour où vous embauchez.

Notre comparatif de dix logiciels de transaction relève, éditeur par éditeur, l’offre gratuite, l’API et la politique de prix.

Existe-t-il un logiciel mandataire immobilier gratuit ?

Oui, pour le mandataire comme pour l’agent immobilier indépendant, sous deux formes limitées : l’offre gratuite d’un logiciel de transaction comme ImmoMydesk, et les CRM généralistes gratuits comme HubSpot ou Zoho CRM, qui ne connaissent ni le mandat ni les portails. Le logiciel fourni par le réseau relève des conditions de votre contrat, qui disent s’il est facturé et comment.

• ImmoMydesk présente une « Offre Gratuite » : une licence, un catalogue de biens illimité, le rapprochement, l’agenda, et une multidiffusion limitée à dix sites gratuits et à trente biens. Le registre des mandats et un site internet évolué y sont proposés en option ; la gestion d’agence n’apparaît qu’à partir de l’Offre Basique, et un site internet basique n’est inclus qu’à partir de l’Offre Premium.
• HubSpot offre ses outils gratuits jusqu’à deux utilisateurs et 1 000 contacts ; plusieurs fonctions gratuites portent sa marque.
• Zoho CRM propose une édition gratuite pour trois utilisateurs, avec les leads, les documents et les applications mobiles ; sa documentation technique limite l’API de cette édition à 5 000 crédits par période de 24 heures.

Pour un mandataire en réseau, un CRM généraliste alimenté par les contacts du réseau devient ce second fichier au fondement douteux. Il sert mieux le mandataire qui bâtit son propre fichier, par son site ou ses recommandations. Pour le titulaire de la carte, ce CRM ne tient pas le registre et s’ajoute à un logiciel de transaction sans le remplacer.

Côté intelligence artificielle, notre inventaire des offres d’IA gratuites pour l’immobilier recense ce que les offres gratuites incluent vraiment.

Comment brancher un assistant IA sans sortir vos données du cadre ?

Branchez l’assistant IA en trois temps : obtenez l’accord écrit du réseau sur l’outil et les données autorisées, choisissez une offre professionnelle couverte par un contrat de sous-traitance, et faites-le travailler sur le logiciel du réseau par l’accès officiel, sans lui confier une copie du fichier.

L’accord du réseau. La CNIL, dans ses questions-réponses sur l’IA générative du 18 juillet 2024, recommande de ne soumettre à ces outils que les données que l’on est autorisé à partager, et rappelle que l’organisme utilisateur engage sa responsabilité en cas de mauvais usage. Pour un mandataire, cette autorisation vient du contrat et des consignes du réseau.

Une offre professionnelle. Le fournisseur qui traite des données de clients pour votre compte agit comme sous-traitant, et l’article 28 du RGPD exige un contrat. Vérifiez aussi l’entraînement : Anthropic indique, dans son centre de confidentialité mis à jour le 18 août 2026, ne pas utiliser par défaut les entrées et sorties de ses produits commerciaux pour entraîner ses modèles, ses offres grand public (Claude Free, Pro et Max) faisant l’objet d’une page distincte. Lisez la page équivalente de votre outil et notez la date.

Le logiciel du réseau comme source. Un compte rendu dicté en voiture devient une note rangée dans la bonne fiche, une relance se prépare depuis l’agenda, une annonce se rédige depuis la fiche bien. Si le logiciel du réseau ouvre une API ou un connecteur, l’assistant passe par là, avec vos droits ; sinon, travaillez dossier par dossier, en ne soumettant que le nécessaire. Relisez tout avant envoi.

La méthode est détaillée dans notre article sur les étapes pour créer un agent IA, et les réflexes de protection des données dans celui sur le RGPD et l’IA dans l’immobilier. Le guide des agents IA d’une agence range ces usages par tâche. C’est le principe du dashboard qui automatise que nous construisons : un agent IA par tâche, relié au logiciel métier et aux boîtes mail, là où l’accès existe et où le contrat le permet.

Quelles questions poser à votre réseau avant d’installer un CRM d’agent immobilier ?

Posez six questions par écrit et conservez les réponses : elles décident de ce que vous pouvez installer, et de ce que vous emporterez un jour.

• 1. Qui est responsable du traitement des données de mes clients ? Le réseau, vous, ou les deux, liés par l’accord qu’exige l’article 26 du RGPD.
• 2. Quels outils extérieurs le contrat autorise-t-il ? Précisez ceux qui peuvent recevoir des données de clients.
• 3. Quel nom figure sur les demandes de consentement téléphonique ? La réponse dit aussi qui conserve leur preuve pendant trois ans.
• 4. Le logiciel du réseau ouvre-t-il une API ou un connecteur ? Demandez aussi les droits accordés.
• 5. Que puis-je emporter à mon départ ? Contacts personnels, contenus, page à mon nom, format et délai.
• 6. Que prévoit la clause de non-concurrence ? Secteur, clientèle visée, durée plafonnée à deux ans par l’article L. 134-14 du code de commerce.

Florian Berthoud

Fondateur de Kappn Agency · 10 ans dans l’immobilier de luxe à Paris