Fiche descriptive bien immobilier : modèle vierge à remplir

La fiche descriptive bien immobilier rassemble sur un document l’identification du bien, ses surfaces, ses pièces, ses équipements, sa copropriété, ses charges, ses diagnostics et son environnement : l’agent la remplit à la visite d’estimation, puis en tire l’avis de valeur, l’annonce et les rapprochements avec ses acquéreurs. Le modèle vierge proposé ici compte dix rubriques, et chaque champ y porte sa source. La fiche se remplit entre la découverte du vendeur et la signature du mandat, deux étapes décrites dans notre guide de la prospection immobilière, de la pige au mandat.

Qu’est-ce qu’une fiche descriptive de bien immobilier ?

Une fiche descriptive de bien immobilier est le document de travail de l’agence qui décrit le bien tel qu’il est, pièce par pièce et mesures à l’appui, avant toute mise en valeur commerciale. Aucun des textes cités ici ne l’impose sous ce nom, mais plusieurs de ses champs sont exigés ailleurs : la superficie du lot dans la promesse et l’acte de vente en copropriété, les classes du diagnostic de performance énergétique (DPE) et les mentions de copropriété dans l’annonce, l’état des risques remis dès la première visite lorsque le bien y est soumis.

Des documents voisins se confondent avec elle :

• Fiche technique ou fiche produit : deux autres noms de la même fiche.
• Fiche de visite et bon de visite : ils concernent l’acquéreur qui visite ; voyez notre article sur le compte rendu de visite et son modèle.
• Avis de valeur : l’estimation écrite remise au vendeur, bâtie sur la fiche ; voyez l’avis de valeur immobilier et ce qu’il engage.
• Dossier de vente : les pièces justificatives, réunies dans notre check-list du dossier de vente immobilier.
• Questionnaire du notaire : remis au vendeur par l’office notarial avant l’acte.

Fiche descriptive bien immobilier vierge : que contient le modèle ?

Le modèle vierge compte dix rubriques, de l’identification du bien au prix et aux conditions de la vente, et chaque champ porte sa source pour que la fiche reste vérifiable. Ce modèle gratuit se recopie tel quel dans Word ou dans un tableur.

1. Identification et situation juridique. Type de bien, adresse, étage, référence cadastrale, numéro de lot et tantièmes, régime de propriété, occupation (libre, ou louée avec la date et l’échéance du bail), numéro du mandat. Source : titre de propriété, bail, registre des mandats.
2. Surfaces. Superficie Carrez d’un lot de copropriété, surface habitable, contenance du terrain, annexes notées à part. Source : acte, certificat de mesurage, vos mesures datées.
3. Pièces. Une ligne par pièce : niveau, surface, orientation, sol, état. Puis les totaux : pièces principales, chambres, salles d’eau, WC. Source : vos mesures, datées.
4. Équipements et énergie. Chauffage (mode, énergie, individuel ou collectif), eau chaude, vitrage, cuisine, ascenseur, accès internet, assainissement. Source : visite, DPE, factures et contrats d’entretien.
5. Extérieurs et annexes. Balcon, terrasse, jardin, cave, stationnement avec son numéro de lot, piscine, dépendances. Source : visite, titre de propriété, règlement de copropriété.
6. Copropriété. Nombre de lots, quote-part annuelle du budget prévisionnel à la charge du vendeur, procédures en cours, fonds de travaux, travaux votés, syndic. Source : fiche synthétique, procès-verbaux d’assemblée.
7. Charges et fiscalité. Charges de copropriété, taxe foncière, dépenses annuelles d’énergie estimées par le DPE, chacune recopiée du document qui la porte, avec sa date.
8. Diagnostics. DPE avec ses classes énergie et climat, son numéro et sa date, audit énergétique le cas échéant ; état des risques ; amiante, plomb, électricité, gaz, termites, assainissement selon le bien. Source : les rapports du dossier de diagnostic technique, listé par l’article L. 271-4 du code de la construction et de l’habitation (CCH). Les lettres se lisent avec notre article sur l’étiquette DPE et ses classes de A à G, les dates avec notre tableau des durées de validité des diagnostics.
9. Environnement. Transports, écoles, commerces, vue, exposition, nuisances, risques, règles d’urbanisme de la parcelle. Source : visite, Géorisques, Géoportail de l’urbanisme.
10. Travaux, prix et conditions. Travaux réalisés avec leurs dates ; travaux à prévoir ; prix demandé ; partie qui paie les honoraires ; disponibilité ; mobilier compris. Source : factures, attestations d’assurance, mandat.

Fiche descriptive maison, appartement ou immeuble : les champs qui changent

• Maison : contenance cadastrale, mitoyenneté, toiture et charpente, assainissement non collectif et date de son dernier contrôle, piscine.
• Appartement : numéro de lot, étage et nombre d’étages, ascenseur, superficie Carrez, rubrique copropriété complète, cave et stationnement avec leurs propres numéros.
• Immeuble entier : nombre de logements et de locaux, surfaces lot par lot, baux en cours et leurs échéances, état locatif.

Dans Word ou un tableur, chaque rubrique devient une grille comme celle-ci, où la case « à confirmer » évite de présenter comme acquis un chiffre sans justificatif :

Surface habitable ou Carrez : quelle surface indiquer sur la fiche ?

Pour un lot de copropriété, notez les deux : la superficie de la partie privative, dite Carrez, que toute promesse et tout contrat de vente du lot doivent mentionner (article 46 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965), et la surface habitable définie par l’article R. 156-1 du CCH. Pour une maison hors copropriété, la fiche retient la surface habitable. Depuis le 1er juillet 2024, le DPE emploie une troisième mesure, sa surface de référence.

Les délais sont courts : un mois après l’acte authentique pour l’action en nullité, un an pour la diminution du prix, proportionnelle à la moindre mesure. Un excédent de superficie ne donne lieu à aucun supplément de prix.

La définition Carrez retient les locaux clos et couverts sans exclure de pièce par son nom : une loggia fermée y entre, alors que l’article R. 156-1 l’écarte de la surface habitable.

Pour l’annonce de vente, l’article 3 de l’arrêté du 10 janvier 2017 n’exige aucune surface ; son article 4 impose la surface habitable dans l’annonce de location. Toute surface affichée doit être exacte et nommée : présenter une mesure au sol comme une superficie Carrez peut constituer une allégation trompeuse sur une caractéristique essentielle du bien, sa quantité (article L. 121-2 du code de la consommation). À l’Agence Vantelle, agence fictive, un deux-pièces sous les toits mesure au sol bien plus que sa superficie Carrez : l’annonce affiche celle-ci en la nommant.

Comment remplir une fiche descriptive pendant la visite d’estimation ?

Remplissez-la en trois temps : avant la visite avec les données publiques et les documents transmis, pendant la visite pièce par pièce et mètre en main, après la visite en complétant les champs ouverts et en datant chaque source.

Avant la visite : où trouver le descriptif du bien ?

• Le plan et la référence cadastrale sur cadastre.gouv.fr.
• Les ventes voisines dans la base de la DGFiP présentée dans notre article sur DVF gouv et la lecture des ventes.
• Le DPE existant, retrouvé par son numéro sur l’Observatoire DPE-Audit de l’Ademe ; pour un DPE de 2025 ou d’avant, ce site délivre une attestation si le coefficient de l’électricité, passé de 2,3 à 1,9 le 1er janvier 2026, améliore l’étiquette.
• Les risques sur Géorisques, où l’état des risques s’établit gratuitement, comme l’explique notre article sur l’état des risques ERP.
• Les règles d’urbanisme sur le Géoportail de l’urbanisme.

Demandez au vendeur le titre de propriété, les diagnostics et, en copropriété, la fiche synthétique que le syndic établit et met à jour chaque année (article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965). Le décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016 en fixe le contenu : nombre de lots et de bâtiments, période de construction, type de chauffage, nombre d’ascenseurs, charges courantes, fonds de travaux.

Le propriétaire dispose aussi, sur impots.gouv.fr, du service « Gérer mes biens immobiliers », qui présente ses biens bâtis et leurs caractéristiques, dont la surface et le nombre de pièces. Demandez-lui ce descriptif : tout écart avec vos mesures se note sur la fiche, avec la source de chaque chiffre.

Pendant et après la visite

Suivez le même ordre : extérieurs et parties communes, pièces dans le sens de la circulation, annexes. Mesurez au télémètre et notez la hauteur sous plafond dès qu’elle descend, puisque le seuil de 1,80 m change les surfaces. Photographiez compteurs, chaudière et tableau électrique. Notez les réponses du vendeur sur les travaux et les sinistres comme des déclarations à vérifier.

Ne notez que ce qui sert la vente : le règlement général sur la protection des données veut des données « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire » (article 5). La situation personnelle du vendeur relève de l’entretien décrit dans notre article sur la prise de mandat immobilier, étape par étape.

Le soir même, relisez la fiche avec vos photos : chaque champ vide reçoit la mention « à confirmer » et le nom de la pièce qui le prouvera, chaque chiffre sa source et sa date.

À quoi ressemble un exemple de fiche descriptive remplie ?

Une fiche remplie donne, rubrique par rubrique, la valeur relevée, sa source et ce qui reste « à confirmer ». Voici celle de l’Agence Vantelle, agence fictive, pour un trois-pièces en copropriété à Paris ; aucun montant n’est inventé, les crochets indiquent où le reporter.

Trois champs ouverts priment : la superficie Carrez, reprise de l’acte en attendant le mesurage commandé, parce qu’elle ira dans la promesse ; la date du ravalement, en attendant le procès-verbal ; l’état des risques, à remettre dès la première visite d’un acquéreur si le bien y est soumis.

Comment présenter un bien immobilier dans l’annonce à partir de la fiche ?

L’annonce reprend d’abord de la fiche les champs que la loi impose, puis ceux qui font venir l’acquéreur, sans rien affirmer que la fiche ne prouve. Quatre rubriques fournissent les mentions obligatoires :

• Rubrique 10 : prix, honoraires inclus et exclus si l’acquéreur en paie une part, partie qui paie les honoraires et, à la charge de l’acquéreur, leur taux toutes taxes comprises (arrêté du 10 janvier 2017, article 3).
• Rubrique 8 : classes énergie et climat et, pour un logement, indication des dépenses théoriques d’énergie, y compris sur une plateforme numérique (CCH, L. 126-33). Le manquement d’un professionnel est passible d’une amende administrative de 3 000 € au plus pour une personne physique et de 15 000 € au plus pour une personne morale. Pour un logement classé F ou G, l’annonce porte aussi la mention « Logement à consommation énergétique excessive », suivie de sa classe (CCH, R. 126-24).
• Rubrique 6 : statut de copropriété, nombre de lots, montant moyen annuel de la quote-part du budget prévisionnel à la charge du vendeur, procédures visant le syndicat sur le fondement des articles 29-1 A et 29-1 de la loi de 1965 ou L. 615-6 du CCH (CCH, L. 721-1).
• Rubrique 9 : pour un bien soumis à l’état des risques, mention du moyen d’accéder aux informations sur les risques (code de l’environnement, L. 125-5).

La liste complète, location comprise, figure dans notre article sur les mentions obligatoires d’une annonce immobilière. Allez ensuite du général au particulier, chaque atout tiré d’un champ rempli :

Un assistant IA rédige ce paragraphe à partir des champs validés, à condition de lui interdire tout ajout : la méthode figure dans notre article sur la rédaction d’annonces immobilières avec l’IA.

Fiche descriptive vierge en Word, PDF ou sur téléphone : quel format choisir ?

Le Word ou le PDF imprimé convient à l’agent qui rentre peu de mandats ; la fiche bien du logiciel de transaction, ou la dictée reprise par un assistant IA, convient dès que la fiche doit alimenter l’annonce, les portails et le rapprochement avec les acquéreurs sans recopie.

Dans Word, l’onglet Développeur, à afficher par Fichier, Options, Personnaliser le ruban, donne accès au contrôle de contenu en case à cocher, que l’on copie en tête de chaque ligne. Gardez la version Word comme modèle et imprimez-en un PDF par visite. La fiche bien d’un logiciel ne vaut que si ses champs couvrent les dix rubriques et s’exportent : vérifiez-le avec les critères de notre article sur le CRM immobilier et ses critères de choix.

Dictée vocale ChatGPT : comment remplir la fiche et lancer le matching immobilier ?

L’IA range la dictée de visite dans les dix rubriques de la fiche, signale les champs manquants, rédige l’annonce à partir des champs validés et compare le bien aux recherches de vos acquéreurs. Elle ne mesure rien, ne vérifie aucun diagnostic et peut se tromper : le négociateur relit.

La dictée du clavier suffit. Selon Apple, la Dictée de l’iPhone, activée dans Réglages, Général, Clavier, fonctionne partout où l’on peut saisir du texte ; selon l’aide de Gboard, le clavier de Google sur Android, sa saisie vocale est disponible dans la plupart des cas où la saisie au clavier l’est. La zone de saisie de ChatGPT ou de Claude l’accepte donc.

Voici la transcription de ma visite d’estimation. Range chaque information dans une fiche descriptive en dix rubriques : identification ; surfaces ; pièces ; équipements et énergie ; extérieurs et annexes ; copropriété ; charges et fiscalité ; diagnostics ; environnement ; travaux, prix et conditions.
Règles :
- N’invente rien. Si une information manque, écris [à vérifier].
- Pour chaque surface, précise s’il s’agit d’une superficie Carrez, d’une surface habitable ou d’une mesure au sol.
- Distingue mes constats des déclarations du vendeur.
- Signale toute contradiction, puis liste les documents à demander au vendeur ou au syndic.
Transcription : [collez la dictée, sans nom ni coordonnées du vendeur]

Le rapprochement, ou matching, compare ensuite les champs de la fiche aux critères notés dans la fiche découverte de chaque acquéreur. Un agent IA peut raisonner au-delà des filtres stricts : l’acquéreur qui cherche un trois-pièces avec balcon dans le quartier voisin se voit proposer celui de l’Agence Vantelle.

Choisissez une offre qui exclut l’entraînement des modèles sur vos contenus : les réglages figurent dans notre article sur le RGPD et l’IA dans l’immobilier. Le rapprochement continu, les annonces déclinées par portail et la lecture des procès-verbaux font partie de nos automatisations IA pour agence immobilière.

Le questionnaire du notaire (fiche Perval) est-il obligatoire ?

Aucun des textes cités ici n’oblige le vendeur à remplir ce questionnaire : l’obligation légale pèse sur le notaire, qui contribue à la diffusion des informations relatives aux mutations d’immeubles à titre onéreux et transmet au Conseil supérieur du notariat les données nécessaires (loi du 25 ventôse an XI, article 6). Le décret n° 2013-803 du 3 septembre 2013 fixe la transmission à soixante jours après l’acte authentique pour les informations sur l’acte, le bien et les montants, et à trente jours pour un avant-contrat.

Le questionnaire que l’office notarial remet au vendeur réunit ces données et celles de l’acte. Un modèle diffusé par un office, marqué « CSN version nov. 2013 », demande pour un appartement le type, les matériaux, le vitrage, les classes DPE et GES, la superficie Carrez, l’étage, les pièces, les annexes et l’occupation. Il sert, selon son texte, à rédiger l’acte et à alimenter une base de données immobilières au titre de la loi du 28 mars 2011.

D’où son nom courant de « fiche Perval » : Perval est la base de références de ventes notariales exploitée par ADNOV, qui couvre la France hors Île-de-France selon son site. Votre fiche, transmise au vendeur, l’aide à remplir ce questionnaire.

Florian Berthoud

Fondateur de Kappn Agency · 10 ans dans l’immobilier de luxe à Paris